Jaarverslag MR.

De medezeggenschapsraad (MR) is verplicht om schriftelijk een verslag van de werkzaamheden uit te brengen. Een verslag geeft overzicht van de samenstelling en werkzaamheden en inzicht in gemaakte keuzes. Het verslag is bedoeld voor iedereen die bij de school betrokken is.

Schriftelijk verslag doen

In de Wet medezeggenschap op scholen staat dat de Medezeggenschapsraad schriftelijk een verslag uitbrengt van zijn werkzaamheden. Samen met de school bepaalt u zelf hoe u daar invulling aan geeft. U kunt bijvoorbeeld de notulen aan belanghebbenden mailen of een nieuwsbrief sturen. De meeste MR-en maken een verslag. Het is daarnaast natuurlijk altijd goed om ouders ook tussentijds op de hoogte te stellen van bijvoorbeeld de vergaderdata, de agenda en genomen beslissingen.

Waarom een jaarverslag

Het jaarverslag van de medezeggenschapsraad zelf is niet verplicht, maar het is wel een goede manier om aan ouders, leerkrachten en andere betrokkenen te laten zien wat u het afgelopen jaar heeft gedaan. Een verslag biedt een mooie kans om een compleet beeld te geven. Alle informatie staat geordend en makkelijk leesbaar bij elkaar. Voor iedereen prettig dus. Een nieuw lid kan op die manier eenvoudig terugvinden welke beslissingen waarom zijn genomen en wat er aan bepaalde onderwerpen vooraf is gegaan. Daarnaast nodigt het ouders uit om actief mee te praten en te reageren. En kunt u als MR beter uw werk doen.

Wat staat erin

Er is geen standaard format voor een jaarverslag. U bepaalt dus zelf hoe u het jaarverslag invult, zowel qua inhoud als qua vormgeving. Probeer daarbij te denken vanuit een ouder die niet op de hoogte is. Welke informatie zou je willen weten? Staat alles logisch bij elkaar? En hoe ziet het document eruit? In een jaarverslag komen meestal de volgende onderwerpen aan bod:

• Informatie over de medezeggenschapsraad zelf. Wie zijn de leden? Welke taken voeren zij uit? Is er een scholing gevolgd? En zijn er bijvoorbeeld wisselingen geweest?
• Informatie over de werkzaamheden. Wanneer is er vergaderd? Welke onderwerpen zijn er besproken? Wat vond de MR daarvan? En welke beslissingen zijn er genomen? Dit geeft belanghebbenden een beeld van de achtergrond van de gemaakte keuzes.
• Informatie over de samenwerking met anderen. Welk contact is er geweest met ouders en leerkrachten? Hoe verliep dat contact? Wat is er gedaan met de uitkomsten van dat contact? Hoe is er samengewerkt met een eventuele deelraad of andere medezeggenschapsraden? En hoe zag het overleg met de schoolleider of het schoolbestuur eruit? Is dat tot iedereens tevredenheid?

Leesbaar voor betrokkenen

Het jaarverslag is voor iedereen die betrokken is bij de school: het schoolbestuur, de schoolleiding, personeel, ouders, leerlingen en andere medezeggenschapsraden. Zorg daarom dat het jaarverslag voor iedereen makkelijk leesbaar is. Vermijd ingewikkelde termen of leg ze uit. Een jaarverslag dat makkelijk wegleest nodigt lezers uit om te reageren en in overleg te gaan met de MR. Dat zorgt ervoor dat de MR beter weet wat er speelt en ouders en MR elkaar makkelijker kunnen vinden als er iets speelt.

Tip: Soms geven plaatjes, schema’s of grafieken een beter beeld dan tekst. Deze maken de tekst tegelijkertijd aantrekkelijker om te lezen. Gebruik deze dus in het jaarverslag. Ligt dat jullie wat minder? Misschien is er wel een ouder op school die daar vanuit zijn professie over mee wil denken of werken.

Vaststelling

Het jaarverslag is een eigen document en wordt in de eigen MR-vergadering vastgesteld. De gezamenlijke MR of een geleding hoeft niet advies te geven of in te stemmen. Is het document vastgesteld? Zorg dan dat het bij de betrokkenen terecht komt: schrijf bijvoorbeeld een stukje in de nieuwsbrief van de school of stuur ouders een email.