Inhoud leerlingdossier.

De school bewaart leerlinggegevens in het leerlingdossier. Daarin staan in ieder geval de administratieve gegevens van een leerling. Ook staan er gegevens in over de voortgang en begeleiding van een kind. De school mag ook een aantal gegevens over ouders bewaren. Hiervoor is in de meeste gevallen geen toestemming nodig.

Leerlingadministratie 

In de leerlingadministratie staan de persoonsgegevens van de leerling zoals naam, adres, geboortedatum en geslacht. Daarnaast bewaart de school ook de gegevens over de in- en uitschrijving, de gegevens over afwezigheid en gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt voor het onderwijs. 

 Inhoudelijke gegevens in het leerlingdossier

Voor een goede begeleiding van een leerling heeft de school verschillende gegevens nodig. De school houdt allereerst de cijfers en onderwijskundige ontwikkeling van de leerling bij. Het gaat dan om bijvoorbeeld rapporten en toetsresultaten. Deze gegevens worden in het leerlingvolgsysteem bijgehouden. Daarnaast heeft een leerling soms extra begeleiding nodig om het onderwijs goed te kunnen volgen. Als er een ontwikkelingsperspectief is, maakt deze altijd deel uit van het leerlingdossier. Daarnaast kunnen bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid en het welzijn van de leerling of een psychologisch onderzoeksrapport in het leerlingdossier bewaard worden. 

Gegevens van ouders 

De school spreekt met ouders over het onderwijs aan hun kind en mag daarom van de ouders de gegevens opslaan die nodig zijn voor de communicatie. Bijvoorbeeld: naam, geslacht, adres, postcode, woonplaats en telefoonnummer. Ook een verslag van een oudergesprek kan onderdeel uitmaken van het leerlingdossier, als hierin belangrijke informatie of afspraken zijn opgenomen. 

Geen toestemming nodig 

De school is wettelijk verplicht om administratieve gegevens te bewaren. Ook gegevens die nodig zijn voor het geven van onderwijs mag de school zonder toestemming van ouders bewaren. Wil de school meer gegevens bewaren of gebruiken dan noodzakelijk? Zoals beeldmateriaal of een bibliotheeklidmaatschap. Dan is wel toestemming nodig. U heeft ook een aantal rechten als het gaat om de gegevens die de school bewaart. 

Onderwijskundig rapport 

Als een leerling van school wisselt is het belangrijk dat de nieuwe school de leerling goed onderwijs kan bieden. De school is verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen, waarin de belangrijkste informatie uit het leerlingdossier staat. Ouders ontvangen hiervan een kopie en hebben een aantal rechten.