Inzage leerlingdossier en andere rechten.

Rondom leerlinggegevens hebben ouders verschillende rechten. Ouders hebben recht op inzage, mogen een kopie vragen, hun zienswijze toevoegen en bepaalde informatie laten verwijderen. Deze rechten gaan op de leerling over zodra deze 16 jaar is. De school blijft wel verplicht ouders te informeren over de studievoortgang van hun kind tot 18 jaar ouder is.

Rechten van ouders 

De rechten van ouders en leerlingen rondom het leerlingdossier staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit zijn de belangrijkste rechten van ouders: 

• Recht op duidelijke informatie 
• Recht op inzage in de gegevens 
• Recht op een kopie van de gegevens 
• Recht op correctie en aanvulling 
• Recht om gegevens te laten wissen 
• Recht om gegevens die de school bewaart over te (laten) dragen: dataportibiliteit 
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens 
• Recht om een geautomatiseerde beslissing nogmaals te laten bekijken. Zoals bij een centraal lotingssysteem dat leerlingen toebedeelt aan de scholen in een regio 

Duidelijke informatie 

De school heeft een informatieplicht. Dat betekent dat de school verplicht is om ouders duidelijk te informeren over welke gegevens bewaard worden, wat zij met persoonsgegevens doet, wat de bewaartermijnen zijn en welke rechten u heeft. De school kan hier bijvoorbeeld een privacyreglement voor gebruiken. De informatie moet beknopt, duidelijk en begrijpelijk zijn. Ouders krijgen de informatie schriftelijk: op papier of bijvoorbeeld via de email. 

Inzage 

U heeft als ouders  recht op inzage  in de leerlinggegevens die de school bewaart over u en uw kind. Onder het inzagerecht vallen alle persoonsgegevens die door de school worden verwerkt. Bijvoorbeeld gegevens die worden verzameld, vastgelegd, geordend, bewaard, gebruikt of vastgelegd. U kunt bijvoorbeeld het volledige leerlingdossier opvragen. 

Kopie 

Ouders hebben naast inzage ook recht op een kopie van het gehele dossier. De school moet dit dus geven als u daarom vraagt. Een kopie kan digitaal of op papier worden verstrekt. Het niet verschaffen van een kopie is in strijd met de AVG. De school mag in bepaalde gevallen kopieerkosten in rekening brengen. 

Correctie en aanvulling 

Ouders hebben het recht op inzage van het leerlingdossier. Zij hebben ook het recht om dit  te laten corrigeren. Aantoonbaar onjuiste informatie moet de school bij bewijs daarvan aanpassen, verbeteren of verwijderen. Bent u het als ouder niet eens met wat de school in het dossier vermeldt, maar kunt u niet bewijzen dat het niet waar is? Dan heeft u altijd de mogelijkheid om uw zienswijze te laten toevoegen. U schrijft uw mening en visie op papier en dit wordt dan aan het dossier toegevoegd.  

Gegevens wissen 

In sommige situaties moet de school gegevens wissen als u daarom vraagt. Het gaat dan om de volgende gegevens: 

• Gegevens die niet meer nodig zijn. Het bewaren van de gegevens heeft geen doel meer. Bijvoorbeeld de uitkomst van een verlopen IQ-test of het betalen van de ouderbijdrage van een voorgaand schooljaar. Gegevens die de school nodig heeft voor de begeleiding van uw kind of voor de Onderwijsinspectie mogen niet worden verwijderd. 
• U heeft toestemming ingetrokken. U heeft bijvoorbeeld toestemming gegeven om foto’s van uw kind op facebook te plaatsen, maar wilt dat niet meer. Dan moet de school de foto’s verwijderen. 
• U maakt bezwaar tegen de verwerking. Als u het bijvoorbeeld niet eens bent met cameratoezicht. De school moet de gegevens wissen als uw rechten zwaarder wegen dan het belang van de school. 
• De gegevens worden onrechtmatig verwerkt. De school mag de gegevens niet verwerken, omdat er bijvoorbeeld geen grondslag is voor verwerking. 
• De wettelijk bepaalde bewaartermijn is verstreken. 
• Gegevens die via een app of website zijn verzameld over een kind jonger dan 16 jaar. 

De school is ook verantwoordelijk voor gegevens die aan derde partijen gegeven zijn. Worden er gegevens gewist? Dan moet de school ervoor zorgen dat deze gegevens ook daar worden gewist.  

Gegevens overdragen 

U heeft het recht om digitaal bewaarde gegevens over uw kind over te dragen aan een andere school of organisatie. U mag ook van de school vragen om de gegevens direct over te dragen. Wisselt uw kind van school? Dan zorgt de school er met uw toestemming voor dat de nieuwe school alle gegevens makkelijk op kan nemen in haar systeem. Er gaat altijd een onderwijskundig rapport over naar een nieuwe school. 

Bezwaar 

Wilt u niet dat de school bepaalde gegevens verwerkt? Dan kunt u bezwaar maken. De school moet dan een nieuwe afweging maken tussen de privacybelangen van uw kind en de belangen van de school. In de tussentijd mogen geen gegevens worden verwerkt. Dit geldt niet voor gegevens die de school volgens de wet moet verwerken. 

Verzoek indienen 

Als u gebruik wil maken van één van bovenstaande rechten vraagt u dit schriftelijk aan bij  de schoolleiding. Als het erg ingewikkeld is om dit binnen een maand te doen, mag deze termijn bij uitzondering één keer worden verlengd met twee maanden. Daarvan krijgt u dan binnen een maand bericht. Weigert de school uw verzoek? Dan krijgt u een brief met daarin de reden van weigering. 

Kosten 

In principe vraagt de school geen geld voor een verzoek om bijvoorbeeld een kopie, aanpassing of het wissen van informatie. Dit mag alleen als het verzoek ongegrond of buitensporig is. Dit kan het geval zijn als u bijvoorbeeld elke week om een correctie vraagt of wanneer het heel ingewikkeld of duur is om een kopie te maken. In dat geval mag de school een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren. 

16 jaar en ouder 

Bovenstaande rechten rondom het leerlingdossier zijn in beginsel rechten van de leerling zelf. Voor kinderen onder de 16 jaar treden ouders op als wettelijk vertegenwoordiger. Dat betekent dat een leerling vanaf 16 jaar zelf mag beslissen over zijn leerlingdossier en dus ook zelf inzage hoort te vragen. De ouder kan alleen met toestemming van de leerling zelf over het gehele dossier beschikken. De school heeft wel de plicht om ouders op de hoogte te stellen over de studievoortgang van hun kind zolang deze minderjarig is, dus tot hun kind 18 is (Zie Artikel 2.97 Wet voortgezet onderwijs 2020).