Leerlinggegevens delen.

De school mag het dossier met leerlinggegevens delen met schoolmedewerkers die betrokken zijn bij de leerling. Wanneer de school met anderen het dossier wil delen, mag dat alleen wanneer de ouder of de leerling hiervoor nadrukkelijk toestemming geeft. 

Wie mag leerlinggegevens bekijken? 

Ouders en leerlingen mogen het leerlingdossier en leerlinggegevens inzien. Sommige medewerkers van de school en de schoolleiding mogen de gegevens bekijken. De school moet ervoor zorgen dat niet elke schoolmedewerker in het leerlingdossier kan kijken. Alleen de medewerkers die bij de leerling betrokken zijn en de informatie nodig hebben mogen het dossier inzien. Een psychologisch rapport mag alleen bekeken worden door de medewerkers die bij het onderzoek betrokken zijn. De school moet in een register bijhouden wie wanneer welke gegevens bekijkt. 

Toestemming nodig 

Het kan zijn dat de school bepaalde leerlinggegevens met iemand wil delen. Bijvoorbeeld wanneer een onderzoek naar dyslexie gedaan wordt. De school mag deze informatie alleen delen als de leerling of ouders daarvoor expliciet (en schriftelijk) toestemming hebben gegeven. Vanaf 16 jaar beslist de leerling zelf. Voor leerlingen jonger dan 16 jaar treden de ouders op als wettelijk vertegenwoordiger. De school moet er in het geval van toestemming voor zorgen dat: 

• De toestemming uit vrije wil is gegeven. Ouders of leerlingen mogen bijvoorbeeld niet onder druk worden gezet door gevolgen te hangen aan het weigeren. 
• De toestemming actief is gegeven. De school moet dit aan kunnen tonen. De school mag dus niet uitgaan van toestemming als u niet reageert op bijvoorbeeld een email. 
• U goed geïnformeerd bent. U weet precies waar u toestemming voor geeft. 
• De toestemming alleen gebruikt wordt voor dat specifieke doel. 

 De rechten rondom het leerlingdossier (recht op inzage, kopie, correctie, aanvulling etc.) zijn in beginsel rechten van de leerling zelf. Voor kinderen onder de 16 jaar treden ouders op als wettelijk vertegenwoordiger. Dat betekent dat een leerling vanaf 16 jaar zelf mag beslissen over zijn leerlingdossier en dus ook zelf inzage hoort te vragen. De ouder kan alleen met toestemming van de leerling zelf over het gehele dossier beschikken. De school heeft overigens wel de plicht, op basis van de Wet Voortgezet Onderwijs, om ouders op de hoogte te stellen over de studievoortgang van hun kind zolang deze minderjarig is, dus tot hun kind 18 is. 

Samenwerking met andere organisatie 

Soms gebruikt een school een derde partij die namens hen gegevens verwerkt. Dit mag. Denk daarbij bijvoorbeeld aan digitale lesmethoden, de boekenleverancier of een digitaal leerlingvolgsysteem dat ouders kunnen inzien. Ook dan is de school verantwoordelijk voor een goede beveiliging van de gegevens. Het is dus belangrijk dat er goede afspraken gemaakt zijn over de samenwerking. Het is daarom verplicht om een verwerkersovereenkomst op te stellen. Hierin staan deze afspraken op een rij. Bijvoorbeeld over het melden van een datalek of het verwijderen van gegevens. Bij voorkeur gebruikt de school een pseudoniem. De leverancier van de leermiddelen heeft dan niet de naam van een leerling, maar alleen een nummer. Alleen de school kan met dat nummer de resultaten aan de leerling koppelen. 

Uitzonderingen 

In sommige situaties is de school wettelijk verplicht om informatie te delen. Toestemming is niet nodig in de volgende gevallen: 

• Als een leerling naar een andere school gaat, wordt altijd een onderwijskundig rapport naar de nieuwe school gestuurd. 
• Bij de aanvraag van een toelaatbaarheidsverklaring (tlv) voor het speciaal (basis) onderwijs, leerwegondersteuning of praktijkonderwijs. 
• Op aanvraag van de Onderwijsinspectie. 
• In noodsituaties, zoals bij vermoedens van kindermishandeling. 

Medezeggenschapsraad 

Ouders praten mee over het beleid rondom privacy en de verwerking van persoonsgegevens. De medezeggenschapsraad heeft instemmingsrecht over de regeling over het gebruik van persoonsgegevens. Als de school regels wil vaststellen of wijzigen moet de medezeggenschapraad dus om instemming worden gevraagd.